新形勢下企業(yè)檔案提供利用方式
新形勢下企業(yè)檔案提供利用方式【1】
【摘要】新形勢下，用戶用檔需求對企業(yè)提供檔案利用的方式提出了新的要求，企業(yè)檔案部門需改變傳統(tǒng)落后的檔案提供利用方式，用發(fā)展的眼光去革新檔案提供利用方式。
本文從四個方面進行探討：檔案編研、檔案信息推送、檔案數字化、微信公眾平臺。
【關鍵詞】新形勢;企業(yè)檔案;檔案利用
馬克思哲學原理告訴我們：一切事物都處于永不停息的運動、變化和發(fā)展過程中，整個世界就是一個無限變化和永恒發(fā)展的物質世界，發(fā)展就是新事物代替舊事物的過程。
檔案提供利用自然也不例外，在新的形勢下，企業(yè)檔案提供利用的方式也會受周圍環(huán)境的變化而作必要的變革。
本文就此作簡單探析。
一、企業(yè)檔案利用的“新形勢”分析
(一)企業(yè)自身發(fā)展。
現代社會是激烈競爭的社會，而企業(yè)是以盈利為目的，運用各種生產要素，向市場提供商品或服務，實行自主經營、自負盈虧、獨立核算的經濟組織。
企業(yè)要想在市場競爭中立于不敗之地，就需要企業(yè)自身獲得持續(xù)的發(fā)展，充分利用各種生產要素，這其中就包括檔案，而檔案這種生產要素是否利用得當，取決于檔案如何提供利用以及利用的程度怎樣。
因此，如何高效提供檔案利用是當務之急。
(二)信息技術進步。
現代社會，信息技術日新月異，信息環(huán)境日漸成熟，在信息化的浪潮中，企業(yè)融入信息化是必然態(tài)勢。
因此，企業(yè)檔案提供利用信息化也是順應企業(yè)信息化發(fā)展的需求，改革傳統(tǒng)的企業(yè)檔案提供利用方式，代之以信息技術環(huán)境下的企業(yè)檔案提供利用方式是必然趨勢。
(三)用戶用檔需求。
隨著企業(yè)的快速發(fā)展，企業(yè)檔案用戶需求也發(fā)生了明顯變化，主要表現為：第一，對檔案信息的質量要求提高，要求檔案檢索結果集約化、系統(tǒng)化、濃縮化。
第二，對檔案部門的服務能力要求提高，要求檔案部門做到快速檢索、及時反饋、隨查隨用。
第三，對檔案的自助查詢要求提升，檔案查詢途徑多元化、利用檔案便利化成為企業(yè)檔案用戶的普遍訴求。
二、新形勢下企業(yè)檔案提供利用方式略述
(一)積極開展企業(yè)檔案編研工作。
積極開展企業(yè)檔案編研工作，出版實用的編研產品以保證檔案用戶對檔案檢索結果的集約化、系統(tǒng)化、濃縮化要求。
開展檔案編研工作需要注意以下問題：第一，編研選題要緊緊圍繞企業(yè)當前的中心任務，例如近期某個產品的規(guī)劃、設計、制造等環(huán)節(jié)，對某產品的相關檔案進行編研;針對正在實施的某個項目，對涉及的相關檔案進行編研。
第二，編研要確保質量，在編研過程中要力求材料堅實、信息可靠、表意明晰、信息集中。
(二)主動推送檔案信息。
檔案部門主動出擊，圍繞企業(yè)當前主要工作，積極主動向相關部門推送檔案信息。
一方面，可以提高檔案部門在企業(yè)的地位。
另一方面，可以充分開發(fā)利用企業(yè)檔案信息，最大限度提高檔案的利用效率。
應當注意的是，在推送信息前，要對目標部門做充分的調查，以確保推送的檔案信息真正發(fā)揮效用。
例如，財務部門近期正在審核近三年辦公經費支出情況，據此可推送近三年財務檔案中的相關憑證信息;設備管理部門近期準備購買一臺數控車床，可以推送單位現有數控車床的性能、價位、廠家等相關設備信息。
總之，主動推送檔案信息，主動提供咨詢是檔案部門新時期檔案提供利用的新思路。
(三)逐步實施企業(yè)數字檔案館工程。
2010年6月，國家檔案局辦公室下發(fā)的《數字檔案館建設指南》中指出：數字檔案館是指各級各類檔案館為適應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，利用現代信息技術對數字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網絡平臺提供公共檔案信息服務和資源利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。
逐步實施企業(yè)數字檔案館工程，建設企業(yè)數字化檔案管理平臺，將企業(yè)現存的檔案通過掃描、拍照等技術手段實現紙質檔案電子化，通過相應的接口與OA、ERP等信息管理系統(tǒng)互聯互通，實現電子文件的在線歸檔，使企業(yè)相關的信息資源通過數字檔案館平臺進行集成，以達到企業(yè)信息資源的整合，便于企業(yè)檔案用戶利用相關信息資源。
(四)利用新時代傳播媒介――微信公眾平臺。
1.微信公眾平臺的概念。
微信公眾平臺是騰訊公司在微信的基礎上新增的功能模塊，通過這一平臺，個人和企業(yè)可以打造一個微信的公眾號，可以群發(fā)文字、圖片、語音、視頻、圖文消息五個類別的內容。
目前微信公眾平臺支持 PC 端網頁、移動互聯網客戶端登錄，并可以綁定私人賬號進行群發(fā)信息。
將微信公眾平臺充分應用于檔案信息服務中，為傳播優(yōu)秀檔案文化，改善檔案信息服務方式提供了條件。
2.微信公眾平臺在檔案提供利用上的便利之處。
第一，即時提供在線咨詢，隨時為用戶提供所需檔案信息，且可提供文字、圖畫、聲音等多種形式的檔案信息，能使檔案用戶獲得全方位檔案提供利用服務，使其滿意度顯著提升，檔案提供利用效率提高。
第二，即時發(fā)布館藏最新信息。
利用微信公眾平臺可以即時發(fā)布最新歸檔或收集的檔案信息，告知企業(yè)檔案用戶館藏最新動態(tài)，使館藏檔案信息與用戶檔案需求二者保持即時“聯系”。
三、結語
企業(yè)檔案是企業(yè)重要的生產要素，提供企業(yè)檔案利用服務是企業(yè)檔案部門義不容辭的責任，做好這項服務工作，要與時俱進，需要用發(fā)展的眼光去捕捉社會最新發(fā)展動態(tài)，吸收借鑒其他行業(yè)的先進技術及管理方法。
隨著社會的不斷發(fā)展，相信還會有更多的先進技術涌現，檔案提供利用的方式還會有新的變革，企業(yè)檔案部門需要用發(fā)展的眼光去不斷探索新的檔案提供利用的方式，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供高效便捷的檔案信息服務。
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新形勢下企業(yè)檔案發(fā)揮的作用【2】
摘要：企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產、經營、科研、管理以及企業(yè)改制過程中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，是企業(yè)的無形資產，是企業(yè)各項活動的重要依據和重要憑證。
企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，新形勢下企業(yè)檔案又賦予了新的內容，并形成了一定的規(guī)模。
隨著企業(yè)現代化管理的發(fā)展又形成了一批企業(yè)電子檔案。
在新形勢下，發(fā)揮企業(yè)檔案的關鍵作用將是功在當前、蔭澤后世的重要課題
關鍵詞：新形勢;企業(yè)檔案;發(fā)揮作用
前言：新形勢下，企業(yè)檔案是財富、是效益，是現實的生產力，是企業(yè)無形資產的重要組成部分。
企業(yè)檔案不僅關系到企業(yè)生產經營和科研管理的方方面面，而且與企業(yè)員工有千絲萬縷的聯系。
企業(yè)檔案為民營企業(yè)生產經營服務，推動民營經濟規(guī)模、上檔次，使之健康發(fā)展具有重要意義和長遠的歷史意義。
企業(yè)檔案也是所有企業(yè)管理工作的最后歸宿，檔案是企業(yè)寶貴的精神和物資財富，是不可生的資源。
1.新形勢下企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設中的作用
1.1企業(yè)檔案可作為企業(yè)文化建設的歷史借鑒和參考
新形勢下，檔案記述和反映了企業(yè)的技術資質、科技成果、技術專利、工藝工法以及職工素質、人才建設、文化建設、設備配置、技改歷程、財務資產、經營情況等重要內容，在企業(yè)生產經營活動中起著不可估量的作用。
總之，企業(yè)檔案記述和反映了企業(yè)發(fā)展的歷史過程。
企業(yè)文化建設必須立足于本企業(yè)的歷史和現狀，有企業(yè)自身的特色，不可能脫離本企業(yè)的歷史發(fā)展搞一種毫無本企業(yè)特色的“泛企業(yè)文化”。
從整體而言，企業(yè)檔案對企業(yè)文化建設具有歷史價值。
可為當今企業(yè)文化建設提供經驗和教訓，具有較大的歷史借鑒作用。
如新一代大慶企業(yè)精神，必然是對上世紀60年代“大慶精神”的繼承和發(fā)揚。
1.2企業(yè)檔案是企業(yè)文化建設的直接依據。
企業(yè)文化建設在某些方面與企業(yè)檔案有著直接密不可分的聯系。
如反映企業(yè)發(fā)展精神的《開發(fā)志》，宣傳企業(yè)勞動價值觀的《廠勞模事跡匯編》等，離開企業(yè)檔案是無法編寫的。
企業(yè)檔案記載了企業(yè)發(fā)展歷史，為企業(yè)文化建設提供各種歷史線索，可作為一些文化建設直接依據。
檔案管理是企業(yè)文化基礎建設重要內容之一
1.3 檔案管理本身就是企業(yè)文化建設的重要組成部分
企業(yè)檔案具有科學文化屬性，因而企業(yè)檔案建設就是一種企業(yè)科學文化建設。
企業(yè)檔案記載了企業(yè)科學技術的創(chuàng)新和發(fā)展，這是企業(yè)一代又一代職工的勞動結晶;企業(yè)檔案中包含了企業(yè)經營管理的經驗和教訓，是企業(yè)勞動者不可多得的寶貴精神財富;企業(yè)檔案敘述了企業(yè)發(fā)展的艱辛歷程及幾代勞動者的創(chuàng)業(yè)事跡，從而匯成一種企業(yè)精神，是當今企業(yè)發(fā)展的精神動力。
綜觀企業(yè)檔案本身，就是一部企業(yè)文化建設史。
企業(yè)檔案管理是維護企業(yè)歷史面貌的一項重要事業(yè)，只有管好企業(yè)檔案，才能為企業(yè)留下一份文化遺產，企業(yè)文化建設和發(fā)展才能源遠流長。
2.新形勢下企業(yè)檔案在人力資源開發(fā)上的作用
2.1有利于最大限度地發(fā)揮組織內人力資源的效力
人事檔案是記述和反映個人經歷和德才的表現，以個人為單位收集、整理后集中保存起來，以備查考的文件材料。
人事檔案是合理用人、選人的重要基礎。
人事檔案的管理是人力資源管理的重要組成部分，兩者相輔相成，不可分離，人力資源管理離不開人事檔案提供的信息，而人事檔案管理工作直接為人力資源管理活動服務。
利用人事檔案有助于動態(tài)分析員工的人生軌跡，從而預測其發(fā)展?jié)摿�，及時發(fā)現新人，避免壓制人才，埋沒人才;任何人才都是人才系統(tǒng)的組成部分，凡有利于系統(tǒng)功能發(fā)揮的都是有用人才，只是類型不同，作用各異。
依據人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚其長，避其短，司其職，用其智，最大限度地發(fā)揮人才效力。
2.2促進人力資源的合理配置
利用人事檔案能夠進一步了解員工的相關信息，從而對其進行科學管理。
根據不同人才的能力和各類人才的不同特點，在企業(yè)內進行合理的配置，因事而擇人，用人以治事，把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位，充分發(fā)揮人才的作用。
促進部門之問、系統(tǒng)之間、組織與組織之間人才合理有序地流動，避免人才積壓和用非所學的現象產生，為組織的發(fā)展迅速地配置人力資源。
人事檔案以其材料越集越多為特點。
隨著我國企事業(yè)單位人員結構的多樣化，傳統(tǒng)的手工人事檔案管理，勢必會給查找檔案材料帶來不方便，容易貽誤時機，而且出錯率較高。
人事檔案管理的現代化、高效率已經是非�，F實的要求，所以必須建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，實現個人基本信息的微機檢索和聯網查詢，不斷擴大人事檔案信息的內涵，實現用現代化手段管理和利用檔案，使之為選才、用才、育才、激才、留才發(fā)揮更大的作用。
2.3有利于人力資源需求預測的科學化與規(guī)范化
影響人力資源需求的因素主要來自于組織內部，有效的人事檔案管理對分析組織內人力資源狀況是否適應組織的變革與發(fā)展的要求，是否有利于制定人才資源計劃方面發(fā)揮著重要作用;脫離人事檔案管理而作的人力資源需求預測一定是不科學、不規(guī)范和片面的。
因此，我們呼吁：企業(yè)的經營者要牢固樹立企業(yè)檔案是無形資產的新觀念，進一步重視和加強企業(yè)檔案管理工作。
企業(yè)各業(yè)務部門要積極配合檔案人員，依法上交檔案資料。
企業(yè)的檔案人員要主動向企業(yè)的業(yè)務部門提供各種檔案材料目錄，通過電話、網絡等多種渠道將企業(yè)檔案滲透到企業(yè)的生產經營活動中，最大限度地發(fā)揮檔案的作用。
3.新形勢下民營企業(yè)檔案發(fā)揮的重要作用概述
在許多員工的印象中，企業(yè)檔案是封塵的卷宗，沒有什么用途。
其實，企業(yè)檔案是財富、是效益，是現實的生產力，是企業(yè)無形資產的重要組成部分。
由于各種原因，目前我國的民營企業(yè)的檔案工作還處在無序、管理不規(guī)范、檔案材料不齊全等情況存在，這些都將給企業(yè)自身的發(fā)展留下隱患。
加強公司檔案工作勢在必行，這樣不僅是企業(yè)強化基礎管理、提高市場竟爭力、維護自身權益的客觀要求，也是企業(yè)的一項法定義務。
企業(yè)應充分認識檔案在企業(yè)各項工作中的重要作用，增強依法做好檔案工作的自覺性和責任感，從企業(yè)現實工作和長遠發(fā)展的客觀需要出發(fā)，把檔案作為生產、經營、管理的重要資源和必不可少的條件切實加強管理。
健全的檔案管理，有助于企業(yè)的管理和發(fā)展。
隨著企業(yè)的不斷發(fā)展與壯大，檔案資料會逐年增多，但如果不統(tǒng)一集中管理，將會給查找利用帶來不便，特別是現在一些檔案資料在由各部門自己保存檔案收集很不齊全，管理不當，還經常出現丟失現象，查找起來也不方便特別是一些不常用的資料，放在某一個地方或是某一領導手中，很容易忘記或是丟失，再用就找不到。
所以說企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理利大于弊，沒有高標準的檔案管理，就沒有企業(yè)的現代化管理，更沒有企業(yè)的發(fā)展壯大。
檔案工作在企業(yè)中的作用是巨大的，是企業(yè)騰飛的助推器，我們說恒劍路橋要做強、做大、做久，必須要大力加強檔案工作的科學管理，要高度引起公司領導和上下員工的重視，使其真正做到科學化和制度化管理。
結語：綜上，新形勢下，檔案作為企業(yè)的信息寶庫、文化財富和載體，在企業(yè)文化建設中將發(fā)揮越來越重要的作用。
發(fā)揮企業(yè)檔案的應有作用，就是加強企業(yè)文化建設，內強素質、外樹形象，提高企業(yè)整體素質，促進企業(yè)持續(xù)、健康、和諧發(fā)展的有效途徑。
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