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文件中心應(yīng)該本土化-檔案管理論文(1)
在歐美，人們?cè)缫呀?jīng)習(xí)慣于文件中心提供的各種服務(wù)， 目前 關(guān)注的是數(shù)字化信息技術(shù)以及文件中心檔案館化等新情況對(duì)現(xiàn)有文件中心的管理 方法 和管理模式帶來(lái)的新挑戰(zhàn)；而在我國(guó)，文件中心仍未得到推廣和普及，原因在于許多人認(rèn)為文件中心的諸多優(yōu)勢(shì)都是在國(guó)外特定的環(huán)境中形成的，由于中外國(guó)情存在著很大的差異，擔(dān)心文件中心在移植 中國(guó) 的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)南桔北枳的結(jié)果。筆者認(rèn)為，這種擔(dān)心并不是多余的，但躑躅不前也不可取，關(guān)鍵是要作好文件中心的“本土化”工作。
所謂的“本土化”，是指將外來(lái)事物根據(jù)本土 社會(huì) 特有的環(huán)境加以改造，使之有機(jī)地納入本土社會(huì)，并使它的合理性最終成為本土社會(huì)有機(jī)組成部分的過(guò)程。所謂“文件中心的本土化”，是指從國(guó)情出發(fā)，對(duì)文件中心從 理論 到實(shí)踐都加以合理改造，發(fā)掘其內(nèi)在的合理性，使其與中國(guó)現(xiàn)有的檔案事業(yè)系統(tǒng)以及社會(huì)大環(huán)境相融合的過(guò)程。事實(shí)證明，對(duì)于外來(lái)事物，如果原封不動(dòng)地移植，勢(shì)必會(huì)與本土原有的文化產(chǎn)生沖突而難以生存；如果完全摧毀本土文化另起爐灶也是不實(shí)際的。而事實(shí)上，任何社會(huì)的本土文化都有一定的吸納能力，如：四大發(fā)明是在中國(guó)產(chǎn)生的，但外國(guó)人卻最先利用火藥造成了堅(jiān)船利炮，同樣，文件中心要在中國(guó)“移植”成功，使之本土化是關(guān)鍵。
一、對(duì)文件中心理論的本土化改造 許多人在論述文件中心的理論依據(jù)時(shí)，言必稱“生命周期理論”。當(dāng)然，生命周期理論是文件中心作為一種中間過(guò)渡性檔案機(jī)構(gòu)存在的理論依據(jù)，但文件生命周期理論同樣也可以證明我國(guó)現(xiàn)行的檔案室的合理性，作為從文件到檔案的中間過(guò)渡性機(jī)構(gòu)，既然都符合文件生命周期理論，又何必非要舍檔案室而取文件中心呢﹖理難服人，也難怪一些學(xué)者持保留態(tài)度。 文件中心在中國(guó)具有可行性，就在于它的經(jīng)營(yíng)模式可以充分發(fā)揮規(guī)模 經(jīng)濟(jì) 的優(yōu)勢(shì)。從經(jīng)濟(jì)學(xué)角度來(lái)看，“規(guī)模經(jīng)濟(jì)”是指當(dāng) 企業(yè) 規(guī)模擴(kuò)大到一定程度時(shí)，生產(chǎn)能力隨之?dāng)U大、單位產(chǎn)品成本下降、經(jīng)濟(jì)效益提高的現(xiàn)象。一般而言，規(guī)模經(jīng)濟(jì)可以表現(xiàn)為內(nèi)部和外部?jī)蓚�(gè)方面，內(nèi)部規(guī)模經(jīng)濟(jì)是由專業(yè)化分工、降低單位成本、提高人力資本的利用以及比較雄厚的實(shí)力等內(nèi)部因素引發(fā)的；外部規(guī)模經(jīng)濟(jì)則是指企業(yè)和外部經(jīng)濟(jì)環(huán)境及其它企業(yè)存在著或多或少的聯(lián)系，企業(yè)的一些經(jīng)濟(jì)活動(dòng)可以創(chuàng)造一些額外的公共收入，增加社會(huì)福利，從而產(chǎn)生效益。 目前，有部分經(jīng)濟(jì)學(xué)家認(rèn)為“規(guī)模經(jīng)濟(jì)理論”已經(jīng)過(guò)時(shí)了，我們?cè)谶@種情況下還強(qiáng)調(diào)文件中心的規(guī)模經(jīng)濟(jì)效益是不是落伍了﹖他們指出，規(guī)模經(jīng)濟(jì)是 工業(yè) 經(jīng)濟(jì) 時(shí)代 的產(chǎn)物，主要體現(xiàn)在硬件生產(chǎn)階段；在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代和產(chǎn)品特性化的今天，高附加值主要是在軟件的設(shè)計(jì)和系統(tǒng)的策劃實(shí)施以及服務(wù)階段產(chǎn)生的，因此，“規(guī)模經(jīng)濟(jì)理論”將被“系統(tǒng)經(jīng)濟(jì)理論”所代替。這些論斷當(dāng)然沒(méi)錯(cuò)，但我國(guó)檔案工作目前的現(xiàn)狀是：從機(jī)關(guān)到企業(yè)，各個(gè)單位都建有自己的檔案室�！奥槿鸽m小，五臟俱全”，這種小而全的結(jié)構(gòu)更符合 自然 經(jīng)濟(jì)的特征。從檔案室的業(yè)務(wù)工作看，各個(gè)單位形成的文檔雖然 內(nèi)容 不同，但它們的整理方法卻是相似的，裝具和各種設(shè)施也可以統(tǒng)一；另一方面，檔案工作也出現(xiàn)了講求效益的傾向，在企業(yè)中表現(xiàn)得更為明顯。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立，企業(yè)面臨著激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，是否為企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益成為衡量各個(gè)部門績(jī)效的重要標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人普遍承認(rèn)檔案資料整理和保存的重要性，但是單獨(dú)設(shè)立檔案室，投入的成本又太大，企業(yè)檔案工作處于“棄之可惜，食之無(wú)味”的兩難境地。還有，隨著信息處理技術(shù)的 發(fā)展 ，許多單位建立了 計(jì)算 機(jī)輔助管理信息系統(tǒng)，檔案部門怎樣參與到整個(gè)機(jī)構(gòu)的信息系統(tǒng)中，成為擺在檔案工作人員面前的難題。由此可見(jiàn)，我國(guó)目前的檔案工作具備規(guī)模經(jīng)濟(jì)的特征，規(guī)模經(jīng)濟(jì)理論對(duì)于檔案管理工作尚未過(guò)時(shí)。 二、對(duì)文件中心運(yùn)作模式的本土化改造 一般認(rèn)為，文件中心是介于文件形成單位和檔案館之間，保管形成單位不經(jīng)常使用、但還不能作最后處置的文件的一種過(guò)渡性保管機(jī)構(gòu)。目前，文件中心流行于歐美發(fā)達(dá)國(guó)家，一部分亞、非、拉等發(fā)展中國(guó)家也建有文件中心。美國(guó)是世界上文件中心設(shè)立最早、數(shù)量最多、規(guī)模最大的國(guó)家，其文件中心的設(shè)立模式具有一定的典型性：在國(guó)家檔案與文件署下設(shè)立專門的文件中心管理職能機(jī)構(gòu)聯(lián)邦文件中心司，受該司領(lǐng)導(dǎo)的文件中心有兩類，共十五個(gè)。其中，華盛頓國(guó)家文件中心和國(guó)家人事文件中心，屬于全國(guó)性的聯(lián)邦文件中心，主要為聯(lián)邦政府機(jī)關(guān)或部門保管文件，提供服務(wù)。
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