合同管理工作流程

時間：2024-11-01 11:36:41 林強常識大全我要投稿

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合同管理工作流程

　　在當今社會，人們對合同愈發(fā)重視，隨時隨地，各種場景都有可能使用到合同，簽訂合同能夠較為有效的約束違約行為。那么我們擬定合同的時候需要注意什么問題呢？以下是小編幫大家整理的合同管理工作流程，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

合同管理工作流程

　　合同管理工作流程【1】

　　企業(yè)的絕大部分合同風(fēng)險是發(fā)生在履行階段，多數(shù)企業(yè)的合同管理工作流程是首先由業(yè)務(wù)部門(或法務(wù)部)擬稿，然后交由法務(wù)部審核，

　　之后由各業(yè)務(wù)部門負責履行，在履行合同的過程中缺乏法律方面的跟蹤把關(guān)，因此造成合同潛在風(fēng)險轉(zhuǎn)化為實際的法律風(fēng)險。

　　同時在合同救濟階段，由于前期救濟措施和后續(xù)工作跟進乏力，造成勝訴案件執(zhí)行不力。

　　公司合同管理流程：

　　一、簽訂合同前的準備：

　　1、公司經(jīng)辦人必須要求對方當事人提供營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證明復(fù)印件進行核實,并了解其誠信、履約能力。

　　2、公司經(jīng)辦人參考有關(guān)合同文本底稿,并結(jié)合對方當事人提供的合同文本,與對方當事人協(xié)商、修改、確認合同條款。

　　3、合同一般應(yīng)當包括以下內(nèi)容:

　　〔1〕當事人的名稱和住所;

　　〔2〕標的、數(shù)量;

　　〔3〕質(zhì)量、質(zhì)量標準、異議期、質(zhì)保期;

　　〔4〕價款或者報酬;

　　〔5〕履行期限、地點和方式;

　　二、合同的審查批準和簽訂。

　　1、經(jīng)辦人將合同文本底稿報送公司財務(wù)部和總經(jīng)辦審核，分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批。

　　2、公司的分管副總經(jīng)理,應(yīng)當依照本規(guī)定第一部分的要求審核合同，并對其負責。

　　3、公司財務(wù)部和總經(jīng)辦應(yīng)當從公司風(fēng)險方面審核合同底稿,并提供建議,供公司總經(jīng)理參考。

　　對一些明顯不符合國家法律法規(guī)規(guī)定,但在當前公司經(jīng)營中又暫時無法避免的、可能無效的合同,財務(wù)部和總經(jīng)辦應(yīng)從維護公司經(jīng)濟利益出發(fā),

　　審核合同時盡量做到在法律允許的范圍內(nèi)避免或減少公司可能發(fā)生的經(jīng)濟損失;或以一較小的風(fēng)險來回避更大的風(fēng)險。

　　三、合同的履行：

　　合同經(jīng)雙方當事人簽名蓋章生效后,應(yīng)由經(jīng)辦人或公司總經(jīng)理指定的專人負責監(jiān)督合同的履行;在合同履行期間,經(jīng)辦人或合同履行監(jiān)督人負有下列責任:

　　1〕收集保管合同履行中形成的所有書面文字、來往信函等資料。

　　2〕合同履行中發(fā)生違約行為或重大爭議時,及時向公司總經(jīng)理匯報,并研究決定應(yīng)對措施。

　　合同管理工作流程【2】

　　一、合同風(fēng)險形成原因分析：企業(yè)的絕大部分合同風(fēng)險是發(fā)生在履行階段，多數(shù)企業(yè)的合同管理工作流程是首先由業(yè)務(wù)部門(或法務(wù)部)擬稿，然后交由法務(wù)部審核，

　　同時在合同救濟階段，由于前期救濟措施和后續(xù)工作跟進乏力，造成勝訴案件執(zhí)行不力。

　　二、解決方案：建立合同管理預(yù)警系統(tǒng)。

　　1、合同審核：在審核程序的基礎(chǔ)上跟進企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展，一方面擴大業(yè)務(wù)范圍，新的合同要及時納入合同審核范疇，另一方面將原有的審核做得更加深入，更深入地參與公司重大合同的談判。

　　2、合同履行：具體的方案是采取合同承辦人員與法務(wù)部共同跟蹤履行的方式。

　　在合同履行階段，由于法務(wù)部人員有限，并且法務(wù)部不可能熟悉所有具體業(yè)務(wù)流程，無法做到同審核階段那樣日常監(jiān)控，因此履行階段的日常監(jiān)控由承辦部門具體負責，法務(wù)部采取定期監(jiān)督的方式予以跟蹤。

　　同時在日常履行過程中，承辦部門發(fā)現(xiàn)合同履行的異常要及時上報法務(wù)部，以便法務(wù)部能夠及時掌握最新情況，從而有效、及時地防止風(fēng)險的發(fā)生。

　　3、合同救濟：救濟階段工作主要解決兩個問題，一個是救濟手段的選擇問題，對于絕大多數(shù)合同救濟來說，盡量選擇仲裁代替訴訟以提高救濟的公正性、時效性;第二，為了提高勝訴案件的執(zhí)行力，要及時訴前(訴訟)保全措施，運用法律手段保證勝訴案件得到執(zhí)行。

　　合同管理工作流程【3】

　　(一)項目的審批

　　1、項目承辦部門按照上級或廠部確定的項目，提出擬采購的物資項目(包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、主要設(shè)備的內(nèi)部配置)或擬實施的工程項目(包括工程概括、技術(shù)方案與要求，安全方案、施工工期、施工機械與設(shè)備等)以及擬邀請談判的供應(yīng)商、承包商名單。

　　2、主管廠領(lǐng)導(dǎo)審批。

　　3、紀監(jiān)、審計部門對合同項目申請的真實性、擬邀請對方當事人名單進行監(jiān)督。

　　(二)資質(zhì)審查

　　1、項目承辦人負責調(diào)查、了解對方當事人主體資格、資信和履約能力等情況。

　　2、項目承辦人在邀請對方當事人參加合同談判時，應(yīng)同時通知對方帶齊各種符合規(guī)定要求的資質(zhì)審查材料。

　　3、法律事務(wù)室對對方當事人符合規(guī)定要求的資質(zhì)審查材料進行合同資格審查并出具意見。

　　4、紀監(jiān)、審計部門對對方當事人主體資格、資信和履約能力等情況的真實性、合法性進行監(jiān)督。

　　(三)準備會議

　　1、合同談判前應(yīng)召開準備會議，確定談判方案及主談人員，統(tǒng)一談判意見。

　　2、準備會議由承辦部門召集、主持，其他參與談判的人員參加。

　　3、項目承辦人負責整理會議紀要，并經(jīng)全體參會人確認。

　　4、項目承辦人負責起草合同草案，法律事務(wù)室可以予以協(xié)助。

　　5、紀監(jiān)、審計部門應(yīng)當宣布談判紀律，對保守我廠商業(yè)秘密情況進行監(jiān)督和檢查。

　　(四)合同談判與審查會簽

　　1、項目承辦部門負責組織各合同管理、監(jiān)督部門及其他相關(guān)技術(shù)部門的人員參與談判。

　　2、項目承辦人對談判中臨時遇到的重大問題應(yīng)及時進行協(xié)調(diào)，并向本部門負責人匯報，必要時向廠部有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請示。

　　3、項目承辦人負責合同文本審查會簽的流轉(zhuǎn)。

　　4、紀監(jiān)、審計部門對談判過程及談判程序的規(guī)范性進行監(jiān)督。

　　(五)合同簽訂、蓋章與歸檔

　　1、項目承辦人將審查會簽后的合同送法定代表人或授權(quán)代理人簽署。

　　2、合同專用章管理人員對簽署合同用印的程序核對無誤后，加蓋合同專用章，至此合同正式訂立。

　　3、合同簽訂后，項目承辦人應(yīng)當及時將完整的合同擋案移交法律事務(wù)室歸檔。

　　4、紀監(jiān)、審計部門對合同及簽訂合同過程的合法性進行監(jiān)督。

　　(六)項目實施及結(jié)算

　　1、項目竣工后，由承辦部門組織有關(guān)部門驗收并出具竣工驗收單。

　　2、對方當事人據(jù)此可領(lǐng)取《合同結(jié)算表》，進行結(jié)算。

　　3、財務(wù)科依據(jù)結(jié)算表，辦理付款事宜。

　　4、合同履行完畢或權(quán)利義務(wù)終止后，項目承辦人應(yīng)及時通知法律事務(wù)室，法律事務(wù)室應(yīng)及時向檔案管理部門移交合同擋案。

　　5、紀監(jiān)、審計部門對合同的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查。

　　合同管理工作流程【4】

　　一、合同起草

　　1.流程：

　　請合同號、合同起草、合同修改

　　2.注意事項：

　　(1)公司合同統(tǒng)一編號，由合同承辦人到合同管理人處請?zhí)枴?/p>

　　(2)各部門合同承辦人負責起草合同。

　　二、合同審核批準

　　1.流程：

　　承辦部門負責人審核、財務(wù)部審核、人事行政部審核、財務(wù)總監(jiān)審核、總經(jīng)理審核、簽署合同審批表

　　2.注意事項：

　　(1)合同承辦部門負責人負責對合同文本進行審核，并對審核同意后的合同文本于合同會簽單中填寫意見。

　　(2)合同承辦部門負責人批準合同后，由公司財務(wù)部門、行政部總監(jiān)、財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理對合同進行審核批準并簽署意見。

　　三、合同生效

　　1.流程：

　　公司授權(quán)簽約人復(fù)審、是否符合要求蓋章或簽字

　　2.注意事項：

　　(1)公司經(jīng)授權(quán)簽約的負責人在對合同審批表審核無誤并簽字同意后，在各個合同文本上同時蓋公司“合同專用章”，并且在各個文本的各頁加蓋騎縫章。

　　(2)合同文本落款處必須為法定代表人或其授權(quán)委托人親筆簽名或加蓋手簽章。

　　四、合同文本分發(fā)管理

　　1.流程：

　　合同復(fù)印、通知領(lǐng)取、領(lǐng)取人簽字、合同分發(fā)

　　2.注意事項：

　　(1)合同文本分發(fā)原則：對外簽訂合同，應(yīng)當一式四份，本方至少執(zhí)兩份，其中行政部執(zhí)二份正本及對方提供的身份證明和授權(quán)書等簽約資料；合同承辦部門執(zhí)一份復(fù)印文本；財務(wù)部執(zhí)一份復(fù)印文本；其他合同執(zhí)行相關(guān)部門，根據(jù)需要執(zhí)復(fù)印文本或合同相關(guān)部分。

　　(2)各部門留存的合同文本及相關(guān)材料，待合同執(zhí)行完畢后，按照公司有關(guān)規(guī)定處理。(3)合同的復(fù)印、分發(fā)控制由行政部負責。各領(lǐng)取部門應(yīng)在合同審批表上簽字后方能領(lǐng)取。合同文本不得隨意復(fù)印，增發(fā)或補發(fā)應(yīng)向原合同分發(fā)部門申請，經(jīng)部門負責人同意后予以增補，并補齊相應(yīng)手續(xù)。

　　五、合同履行管理

　　1.流程：

　　合同履行、合同首付款、報行政部

　　2.注意事項：

　　(1)合同承辦部門負責合同的履行。履行中如遇到變更、解除的，首先須報行政部，并在此基礎(chǔ)上，在雙方協(xié)商一致，簽署書面協(xié)議，按照原合同的簽訂審批程序報批，按原合同的分發(fā)路徑分發(fā)。

　　(2)財務(wù)部監(jiān)控合同實際履行情況，并按規(guī)定完成收、付款工作，協(xié)助合同承辦人進行合同的履行、變更中的相關(guān)工作，并及時向行政部通報情況。

　　六、合同監(jiān)控

　　1.流程：

　　合同履行情況的檢查、合同管理問題的處理與反饋、相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與上報

　　2.注意事項：

　　(1)財務(wù)部配合有關(guān)部門對合同的履行情況進行監(jiān)控和抽查，并對所發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。

　　(2)財務(wù)部結(jié)合實際執(zhí)行情況,對相關(guān)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，并將結(jié)果報行政部門備案。

　　七、合同歸檔及管理

　　1.流程：

　　履行完畢合同的歸檔、歸檔合同的檔案管理

　　2.注意事項:

　　(1)合同履行完畢后,行政部合同管理人員負責組織將合同及有關(guān)材料整理歸檔。

　　(2)歸檔后的合同,按照公司《檔案管理辦法》進行管理。公司合同管理對一個公司內(nèi)外運作都有著十分重要的意義和作用，公司管理人員要在遵守法律法規(guī)的前提下，根據(jù)本公司制定的相應(yīng)條例進行合同管理。一個合同要經(jīng)歷起草到最后歸檔等眾多流程，需要管理人員按照公司合同管理流程的步驟逐步處理。

　　合同管理工作流程【5】

　　合同管理員是公司中負責管理合同的專業(yè)人員，他們的工作流程涉及到合同的各個方面。以下是合同管理員的工作流程：

　　1.簽訂合同前的準備

　　在簽訂合同之前，公司經(jīng)辦人必須要求對方當事人提供營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證明復(fù)印件進行核實，并了解其誠信、履約能力。這是為了確保公司的利益得到保障。

　　2.合同的審查批準和簽訂

　　合同管理員需要將合同流轉(zhuǎn)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審批。在審批過程中，領(lǐng)導(dǎo)會對合同的內(nèi)容、條款進行仔細審查，確保合同的合法性、合規(guī)性和合理性。一旦審批通過，合同管理員會與對方當事人進行合同的簽訂工作。在簽訂之前，還需要對合同進行校對，確保合同內(nèi)容與審批內(nèi)容一致。

　　3.合同原件的保存歸檔

　　合同管理員需要將合同的原件進行保存歸檔。這是為了方便日后的查閱和使用。同時，也是為了確保公司的合同管理規(guī)范、有序。

　　以上是合同管理員的工作流程，希望對您有所幫助。

　　法律依據(jù)：《民法典》第四百七十條規(guī)定，合同的內(nèi)容由當事人約定，一般包括下列條款：

　�。ㄒ唬┊斒氯说男彰蛘呙Q和住所；

　�。ǘ说�；

　�。ㄈ⿺�(shù)量；

　�。ㄋ模┵|(zhì)量；

　�。ㄎ澹﹥r款或者報酬；

　�。┞男衅谙�、地點和方式；

　�。ㄆ撸┻`約責任；

　�。ò耍┙鉀Q爭議的方法。